Bojszowy, dnia 30.12.2004r.

KW 0913/12/04

PROTOKÓŁ VIII/2004

Kontroli problemowej – wyrywkowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Bojszowy w dniach 29-30.11.2004r., 1-3.12.2004r. przez inspektora ds. kontroli wewnętrznej mgr Agnieszkę Janosz na podstawie upoważnienia nr 2/2004 z dnia 22.11.2004r.

Zakresem kontroli objęto 5% wydatków poniesionych w 2004r. i ich ocena pod względem legalności, celowości i gospodarności oraz zgodności ze stanem faktycznym. Kontrola miała charakter wyrywkowy i polegała na sprawdzeniu dowodów księgowych dotyczących wydatków poniesionych w miesiącach kwietniu i maju 2004r.

Urząd Gminy Bojszowy działa w formie jednostki budżetowej, którego podstawą działania jest Statut Gminy określony Uchwałą nr XIV/84/2003 Rady Gminy Bojszowy z dnia 03.12.2003r.

Kierownikiem jednostki jest Wójt Gminy Bojszowy – mgr inż. Henryk Utrata.

Skarbnikiem Gminy jest mgr Elżbieta Kubeczko.

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o :

1.      Ustawę z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych ( Dz. U.  2003 Nr 15 poz. 148 z późn. zmianami ),

2.      Ustawę z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości ( Dz. U. 2002 Nr 76 poz. 694 z późn. zmianami )

3.      Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18.07.2000r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (m Dz. U. 2000 Nr 59 poz. 688 z późn. zmianami )

Jak również w oparciu o obowiązujące w jednostce zarządzenia dotyczące:

- zasad postępowania i dokumentowania operacji kasowo – pieniężnych w kasie Urzędu Gminy w Bojszowach ( Zarządzenie 8/2000 Wójta Gminy Bojszowy z dnia 17 marca 2000r. )

-  instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych w Urzędzie Gminy Bojszowy ( Zarządzenie 7/2000 Wójta Gminy Bojszowy z dnia 17 marca 2000r. ),

- gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości ( Zarządzenie 18/2001 Wójta Gminy Bojszowy  z dnia 10.09.2001r. )

Dokumentacja poddana kontroli:

-  dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków  w miesiącach kwiecień i maj od nr 238 do nr 361,dowody księgowe, raporty kasowe i wyciągi bankowe,

- uchwały Rady Gminy i Zarządzenia Wójta dotyczące wydatków Gminy Bojszowy.

- umowy zawierane z podmiotami zewnętrznymi rodzące zobowiązania w badanym okresie.

Ustalenia kontroli:

Wielkość wydatków w miesiącu 04/2004 wyniosła 760.391,50 zł, natomiast w miesiącu 05/2004 wyniosła 1.222.659,59 zł.

Ustalono, że wydatki w kontrolowanym okresie ponoszone były na cele i w wysokościach ustalonych w planach finansowych. Nie stwierdzono niezgodności lub nadużyć.

W toku kontroli wykryto, że wydatki nie zawsze dokonywane były z określonym terminem płatności,  przykładem jest:

• faktura nr 10/2004 z dn. 25.02.2004, termin płatności – 17.03.2004r, zapłacono w dn. 06.04.2004r.,

• faktura nr 227/O/2004  z dn. 31.01.2004, termin płatności 14.02.2004r., zapłacono w dn. 08.04.2004r.

• faktura nr 00243/04 z dn. 22.03.2004, termin płatności 29.03.2004r, zapłacono w dn. 27.04.2004r.

W fakturze nr 111/04 z dnia 14.04.2004r., dotyczącej zakupu art. motoryzacyjnych i naprawy samochodu błędnie zastosowano klasyfikację budżetową. Zastosowano rozdział 75023 par. 4300, winno być:

art. motoryzacyjne – rozdz. 75023 par. 4210,

naprawa samochodu – rozdz. 75023 par. 4300.

Szczegółowo sprawdzono ryczałty samochodowe oraz polecenia wyjazdu służbowego. W kilku przypadkach stwierdzono brak określenia celu podróży służbowej

Polecenie wyjazdu nr 60/04 z dnia 16.02.2004r., nr 43/04 z dnia 04.02.2004r., 54/04 z dnia 11.02.2004r. nr

 – uzupełniono w trakcie kontroli.

 Ponadto w ryczałcie pracownika ( p. W. Borucińskiego ) za m-c 04/2004 nie wyliczono i nie odprowadzono podatku. Jak wyjaśniono w trakcie kontroli był to skutek błędnej interpretacji przepisów, a podatek odprowadzono w dn. 14.07.2004r.  - KP 169.

W poleceniu wyjazdu służbowego nr 139/04 z dnia 30.03.2004r., 140/04 z dnia 30.03.2004r., nr 131/04 z dnia 24.03.2004r. przyjęto niewłaściwą kwotę diety przysługującej pracownikowi z tyt. podróży służbowej oraz kwotę ryczałtu na dojazdy- odpowiednio: 20,40 zł i 4,08 zł. Winno być 21,00 zł oraz 4,20 zł.

Ustalono, iż ryczałty i polecenia wyjazdu służbowego ewidencjonowane są na koncie 201 ”zobowiązania wobec dostawców”, winny być ujęte na koncie 234 „pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

 Dokonano sprawdzenia poprawności wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne na przykładzie rachunku

 z dnia 27.02.2004r. do umowy nr 7/2004 z dnia 01.01.2004r. oraz rachunku z dnia 05.04.2004r. do umowy z dnia 01.01.2003r

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wszystkie sprawdzane dowody księgowe zostały sprawdzone i opisane merytorycznie jak i pod względem formalno – rachunkowym.

Na tym czynności kontrolne zakończono.

Informacje końcowe:

Stosownie do pkt. 9 Regulaminu wewnętrznej jednostki kontroli Urzędu Gminy Bojszowy kontrolowany ma prawo w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu złożyć na piśmie wyjaśnienia lub zgłosić zastrzeżenia do treści protokołu.

Niniejszy protokół zawiera 4 ( cztery ) strony kolejno numerowane.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

.....................................                                                         .........................................

   ( podpis kontrolującego )                                                                                      ( podpis kierownika jednostki )

                                                                                              ..........................................

                                                                                                                             ( podpis gł. księgowego / skarbnika )