Skład osobowy Sekretariatu Wójta - 2003-06-27
zakresy obowiązków
1. Longina Giedwiłło - Sekretarz Gminy
Zakres obowiązków /ogólny/:
- Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie gminy oraz organizuje pracę Urzędu a ponadto pełni funkcję kierownika Referatu Organizacyjnego.
- Sekretarz zapewnia pracownikom Urzędu i Kierownikom jednostek organizacyjnych dostęp do aktualnego stanu prawnego w zakresie prowadzonych spraw, oraz organizuje wdrażanie nowych zadań wynikających z przepisów prawa.
- Sekretarz koordynuje pracę Sekretariatu Wójta i Rady Gminy, Informatyki, Spraw Obywatelskich i Spraw organizacyjnych.
Zakres obowiązków /szczegółowy/:
Do zadań Sekretarza Gminy należy:
1. prowadzenie spraw kadrowych i szkoleniowych w Urzędzie,
2. zapewnienie warunków organizacyjnych organom gminy,
3. zapewnienie należytej obsługi interesantów,
4. nadzór nad obsługą materiałowo – techniczną Urzędu,
5. prowadzenie spraw powierzonych przez Wójta,
6. prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami (ewidencja, rozdział, kontrola załatwienia),
7. wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w granicach upoważnienia wydanego przez Wójta,
8. przedkładanie wniosków w sprawach osobowych pracowników referatu organizacyjnego, wnioskowanie w sprawach karania i wyróżnienia,
9. sporządzanie projektów struktury organizacyjnej Urzędu,
10. współudział przy sporządzaniu projektu statutu, sporządzanie regulaminu Urzędu i jego korekt,
11. realizacja zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Wójta,
12. organizowanie pracy Urzędu,
13. nadzór nad obsługą bieżącą Rady Gminy,
14. prowadzenie spraw kadrowych pracowników urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
15. koordynowanie spraw związanych z przeprowadzeniem wyborów do parlamentu - do samorządu terytorialnego, referendum itp.
16. prowadzenie spraw związanych z nadawaniem odznaczeń państwowych,
17. sporządzanie zakresów czynności i odpowiedzialności pracowników w oparciu o projekty przygotowane przez Kierowników Referatów,
18. organizowanie prac związanych z okresowymi przeglądami kadrowymi,
19. nadzorowanie spraw związanych z porządkiem i dyscypliną pracy w Urzędzie,
20. organizowanie szkoleń pracowników Urzędu i Radnych,
21. analizowanie i opiniowanie projektów przejmowania przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej,
22. koordynowanie prac związanych z udziałem gminy w związkach i porozumieniach międzygminnych, oraz spółkach prawa handlowego i stowarzyszeniach,
23. organizowanie współpracy z zagranicą, z sąsiednimi gminami, organizacjami społecznymi itp. oraz sejmikiem samorządowym,
24. zapewnienie obsługi kancelaryjnej posiedzeń Rady i narad Wójta z pracownikami,
25. przekazywanie poleceń Wójta do realizacji,
26. okresowa informacja o pracy Urzędu,
27. dobór aktualności wydawniczych w zakresie działalności Urzędu,
28. poświadczanie własnoręczności podpisów i stwierdzanie zgodności dokumentów z oryginałem,
29. prowadzenie spraw powierzonych przez Wójta,
30. prowadzenie działań zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych,
31. ochrona informacji niejawnych,
32. nadzór nad wdrażaniem BIP,
33. ewidencja Zarządzeń Wójta i kontrola ich realizacji,
34. organizacja praktyk i staży absolwenckich
35. współprac z PUP w zakresie wdrażania aktywnych form przeciwdziałania bezrobociu,
36. współdziałanie w zakresie pozyskiwania środków finansowych zewnętrznych,
37. prowadzenie spraw z zakresu zbiórek publicznych, zgromadzeń,
38. organizowanie spotkań Wójta z mieszkańcami,
39. okresowa analiza uchwał Rady i wnioskowanie o stwierdzenie utraty ważności,
40. współudział we wnioskowaniu o podjęcie uchwał Rady i przygotowaniu uzasadnień,
41. organizowanie współdziałania Urzędu z Radnymi, zapewnienie przepływu informacji i odpowiedzi na wnioski Komisji Rady.
2. Małgorzata Rokowska - Inspektor
Zakres obowiązków /ogólny/:
1. Obsługa sekretariatu Wójta.
2. Obsługa archiwum Urzędu.
3. Obsługa akt osobowych.
Zakres obowiązków /szczegółowy/:
W zakresie spraw organizacyjnych i kadrowych:
1. realizacja zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi wójta,
2. kierowanie interesantów do właściwych stanowisk,
3. sprawowanie obsługi biurowej, sekretarskiej,
4. sporządzanie materiałów pomocniczych w zakresie spraw osobowych,
5. przygotowanie materiałów do prac związanych z okresowymi przeglądami kadrowymi, badaniami lekarskimi (okresowymi dla nowo przyjmowanych pracowników), przyjęciami i zwolnieniami,
6. prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu i Kierowników jednostek organizacyjnych,
7. prowadzenie kart czasu pracy i ewidencja urlopów,
8. przygotowanie dokumentów do załatwiania spraw emerytalnych i rentowych pracowników,
9. sporządzanie umów na korzystanie z samochodów służbowych do celów prywatnych,
W zakresie spraw administracyjnych:
- prowadzenie kancelarii ogólnej w tym:
- dziennik korespondencji,
- rejestr faktur,
- prowadzenie pocztowej książki nadawczej,
- przyjmowanie i rejestrowanie telefonogramów,
- rejestr delegacji,
- rejestr programów szkoleń,
- rejestr kontroli zewnętrznych w Gminie,
- sporządzanie sprawozdań z zakresu zatrudnienia,
- rejestr wszelkiego rodzaju książek i czasopism przeznaczonych dla Urzędu,
- zamawianie i rejestr pieczątek,
- kolportaż i rozpowszechnianie prasy,
- archiwowanie akt Urzędu,
a. gromadzenie, przechowywanie i odpowiednie zabezpieczenie dokumentów powstających w Urzędzie Gminy oraz jednostkach organizacyjnych gminy oraz wpływających do nich,
b. klasyfikowanie i brakowanie materiałów niearchiwalnych po upływie okresu przechowywania podanego w wykazie akt po uzyskaniu zezwolenia właściwego dyrektora archiwum państwowego,
c. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
d. udostępnianie zasobów archiwalnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy komórkom, które je przekazały oraz za zgodą Wójta innym osobom,
e. zapewnienie należytej ochrony pomieszczenia, zapewniającego ochronę akt przed zniszczeniem i utratą oraz dostępem do danych osobowych, w nich zawartych osobom nieupoważnionym,
- obsługa fax-u,
- obsługa centrali telefonicznej,
- kserowanie - w tym: rejestr wykonanych kserokopii,
- prowadzenia rejestru pracowników interwencyjnych i publicznych,
- prowadzenie rejestru stażystów i praktykantów,
- zapewnienie legitymacji służbowych itp. dla pracowników.
3. Patrycja Czarnynoga - Inspektor
Zakres obowiązków /ogólny/:
1. Prowadzenie czynności związanych z dostępem do informacji publicznej.
2. Prowadzenie spraw kancelaryjno – administracyjnych związanych z ochroną informacji niejawnej.
3. Prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych.
4. Obsługa techniczna sekretariatu.
Zakres obowiązków /szczegółowy/:
Do szczegółowego zakresu obowiązków i odpowiedzialności na stanowisku Inspektora w Referacie Organizacyjnym należy:
1. W zakresie spraw związanych z dostępem do informacji publicznej
- przygotowanie i informowanie pracowników urzędu o zmianach przepisów w zakresie dostępu do informacji publicznej,
- prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz prowadzenie procedury udzielania tych informacji /koszty, zarządzenia, obowiązujące terminy/,
- gromadzenie informacji i umieszczanie ich na stronie internetowej urzędu,
- wdrożenie i prowadzenie Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu.
2. w zakresie spraw związanych z ochroną informacji niejawnej:
- współpraca z pełnomocnikiem Wójta oraz obsługa kancelaryjno – administracyjna,
- przygotowywanie pism i wniosków w sprawach ankiet bezpieczeństwa osobowego, korespondencja z ABW i Krajowym Rejestrem Karnym,
3. w zakresie spraw związanych z ochroną danych osobowych:
- pełnienie funkcji Administratora Danych Osobowych w tym m.in. aktualizacja zgłoszeń zbiorów danych, korespondencja z GIODO, udostępnianie lub odmowa udostępnienia danych osobowych i inne zadania wynikające z ustawy.
4. w zakresie obsługi technicznej sekretariatu:
- obsługa komputerowa w zakresie pism, bieżącej informacji prawnej, graficznego opracowania ogłoszeń, dyplomów,
- obsługa poczty internetowej,
5. w zakresie spraw organizacyjnych::
- statystyka w zakresie rynku pracy,
- zaopatrzenie w materiały biurowe Urzędu – udzielanie w tym zakresie zamówień publicznych,
|
