KW 0913/ 1 / 2006

P R O T O K Ó Ł  I/2006

Kontroli wewnętrznej – problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Bojszowy przez inspektora ds. kontroli wewnętrznej mgr Agnieszkę Radwańską na podstawie upoważnienia nr 7/2005 wydanego przez Wójta Gminy Bojszowy.

Kontrolą objęto dokumentację przetargową dla zamówień udzielonych od dnia 01.02.2005r. do dnia trwania kontroli.

Kontrolę przeprowadzono w miesiącach:  listopad / grudzień  2005r.

Zastosowano niestatystyczne techniki doboru próby do kontroli.

Regulacje obowiązujące w UG Bojszowy dotyczące zamówień publicznych:

-         Regulamin postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w UG Bojszowy stanowiący załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 0152/63/2005 Wójta Gminy Bojszowy z dn. 21.02.2005r.

-         Ustawa Prawo Zamówień Publicznych ( Dz. U. z dn. 09.02.2004r. Nr 19 poz. 177 )

-         Ustawa o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 15 poz. 148 ).

Ustalenia kontroli:

Skontrolowano pięć wybranych postępowań przetargowych.

Poniżej przedstawiam informacje o przebiegu kontrolowanych postępowań przetargowych wraz ze wskazaniem na stwierdzone nieprawidłowości.

I. Przetarg  pn. „WYPOSAŻENIE UG BOJSZOWY W SPRZĘT KOMPUTEROWY”

1. Dnia 07.03.2005r. pismem OR- 3413/1/05 skierowano do Wójta Gminy wniosek o wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przygotowanie i przeprowadzenie zamówienia publicznego. Określono wartość szacunkową zamówienia – kwota 47.000,00 zł,  tryb udzielenia zamówienia – przetarg nieograniczony.
2. Zgodnie z pkt. 2e  rozdz. II Regulaminu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Bojszowy stanowiącego załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 0152/63/2005 Wójta Gminy Bojszowy z dn. 21.02.2005r. wniosek powinien zawierać akceptację Skarbnika Gminy. We wniosku z dn. 07.03.2005r. brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy.
3. Ogłoszenie o przetargu oraz treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia zostały zatwierdzone przez Wójta Gminy dn. 07.03.2005r.
4. Ogłoszenie o przetargu zamieszczono na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy.
5. Brak zastosowania nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień przy opisie przedmiotu zamówienia ( art. 30 ust. 4 ustawy prawo zamówień publicznych ).
6. Zamawiający określił kwotę wadium w wysokości 2.000,00 zł.  Art. 45 ust. 3 ustawy prawo zamówień publicznych precyzuje  iż kwotę wadium zamawiający określa w granicach od 0,5% do 3% wartości zamówienia. Skoro szacunkowa wartość zamówienia określona została w wysokości 47.000,00 zł. kwota wymaganego wadium przewyższa procentowo stawki określone w w/w ustawie.
7. Kryterium wyboru ofert – 100% oferowana cena brutto.
8. Z przeprowadzonego postępowania sporządzono protokół. Artykuł 96 ust. 1 wskazuje na podstawowe informacje jakie powinien protokół zawierać. Są to:

a)      opis przedmiotu zamówienia,

b)      informację o trybie udzielenia zamówienia,

c)      informację o wykonawcach,

d)      cenę i inne istotne elementy ofert,

e)      wskazanie wybranej oferty.

Sporządzony dla kontrolowanego zamówienia protokół nie zawiera informacji o których mowa w ppkt. c, d, e.

Strona kontrolująca wskazuje na Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ( Dz. U. z dnia 21 kwietnia 2004r. ), w którym określono wzory protokołów wraz z załącznikami.

W kontrolowanym postępowaniu wypełniona została tylko część ogólna. Nie wypełniono natomiast części szczegółowej wraz z drukami ZP-14, ZP-15,  ZP-16, ZP-18, ZP-19.

9. Wpłynęło 10 ofert. Odrzucono 5 ofert jako nie odpowiadające treści SIWZ ( art. 89 ust. 1 pkt. 2  ustawy prawo zamówień publicznych ).
10. Wybrano ofertę przedsiębiorstwa VIST II  Gliwice – oferowana cena brutto 42.602,40 zł.
11. W dniu 11.05.2005r. zawarto umowę nr 31/05  pomiędzy Gminą Bojszowy a przedsiębiorstwem VIST II Gliwice. Umowa wpisana została do Rejestru umów Urzędu Gminy pod pozycją 34.
12. Cała teczka obejmująca dokumentację przetargową prowadzona jest niechronologicznie, stwierdzono brak spisu spraw, niektóre pisma nie posiadają znaku sprawy. Jest to niezgodne z przepisami instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych  ( Dz. U. z 1999r. Nr 112  poz. 1319 ).

II.  Przetarg pn. „Zakup komputerów wraz z drukarką dla potrzeb Referatu Ochrony Środowiska Urzędu Gminy Bojszowy”.

1. W dniu 23.05.2005r. pismem OŚR-3413/1/05 skierowano do Wójta Gminy pismo o zatwierdzenie trybu przetargu nieograniczonego na zakup komputerów. Określono w nim przedmiot zamówienia i szacunkową wartość zamówienia. Brak natomiast podania źródeł finansowania przedmiotu zamówienia oraz akceptacji Skarbnika Gminy. ( pkt. 2b i 2e rozdział II Regulaminu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Bojszowy ). Ponadto brak adnotacji Wójta  wyznaczającej osobę do prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. ( pkt. 3 rozdział II w/w regulaminu ).
2. W dniu 27.05.2005r. Wójt Gminy zatwierdził treść ogłoszenia oraz SIWZ .
3. Ogłoszenie o przetargu zamieszczono na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy.
4. Kwotę wadium określono w wysokości 400,00 zł.
5. Kryterium wyboru ofert – 100% oferowana cena brutto.
6. Wpłynęło 5 ofert. Wykluczono z postępowania dwóch wykonawców – nie złożono wadium w terminie.
7. Nie wszystkie oferty spełniły wymóg pkt. 17.3 SIWZ zgodnie z którym wszystkie strony oferty winny być numerowane wg schematu nr kolejnej/całkowita liczba stron i podpisane przez osobę ( lub osoby ) upoważnione do reprezentowania oferenta.
8. W przedłożonej stronie kontrolującej w dokumentacji przetargowej brak druku ZP-11 - Oświadczenia osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy prawo zamówień publicznych osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności o których mowa w art. 17 ust. 1. Nie złożenie takiego oświadczenia stanowi czyn naruszenia dyscypliny finansów publicznych (art. 17 ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych  Dz. U. z 2005r. Nr 14 poz. 114 ).

Zwrócono się zatem do kierownika referatu  ( pismo nr KW 0913/5/2005 z dnia 06.12.2005 ) o uzupełnienie brakujących druków. ( Zapytanie wraz z odpowiedzią stanowi załącznik nr 1 )

9. Z prowadzonego postępowania sporządzono pisemny protokół  - zgodnie z art. 96 ust. 1 ustawy prawo zamówień publicznych oraz par. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ( Dz. U. z 2001r. Nr 71 poz. 646 ). Protokół sporządzono prawidłowo.
10. Wybrano ofertę BIH „TENSOR” s.c. Piekary Śląskie – oferowana cena brutto 19.398,07 zł.
11. W dniu 08.07.2005r. zawarta została umowa nr 46/05 pomiędzy Wójtem Gminy Bojszowy  a firmą BIH „TENSOR” Piekary Śląskie. Umowa wpisana została do rejestru umów pod pozycją 49.

Uwagę strony kontrolującej zwrócił fakt, iż oferty nr 1 i nr 2 nie posiadały adnotacji odnośnie godziny ich wpływu. Zarówno ogłoszenie o przetargu jak i specyfikacja istotnych warunków zamówienia określały termin składania ofert na dzień 14.06.2005r. do godz. 14.30. Zatem udokumentowanie terminowości wpływu ofert do siedziby zamawiającego wymaga dokonania na kopertach pełnej rejestracji – zarówno daty jak i godziny wpływu.

III.. Przetarg pn. „Remont cząstkowy nawierzchni dróg lokalnych na terenie Gminy Bojszowy w roku 2005”.

1. W dniu 16.03.2005r. pismem RTS-3412/1/05 skierowano  do Wójta Gminy wniosek o wyrażenie zgody na uruchomienie przetargu oraz wyznaczenie osoby upoważnionej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania. Podano szacunkową wartość zamówienia. Wniosek nie zawiera natomiast akceptacji Skarbnika Gminy oraz podania źródeł finansowania przedmiotu zamówienia.
2.  W dniu 16.03.2005r. Wójt Gminy zatwierdził treść ogłoszenia o przetargu oraz treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
3. Brak zastosowania w opisie przedmiotu zamówienia nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień (art. 30 ust. 4  ustawy prawo zamówień publicznych )
4. W treści ogłoszenia o przetargu zamieszczono zapis odnośnie sposobu pobrania specyfikacji – po wcześniejszym złożeniu wniosku o jej przekazanie. W dokumentacji przedłożonej stronie kontrolującej znajduje się tylko jeden wniosek o wydanie specyfikacji, natomiast z druków o pobraniu specyfikacji wynika że wydano ją trzem firmom.
5. Kryterium wyboru oferty – 100% oferowana cena brutto.
6. Wpłynęły dwie oferty. Wybrano ofertę Przedsiębiorstwa Robót Drogowo – Mostowych z Pszczyny – oferowana cena brutto – 57,34 zł/1m².
7. W dniu 18.04.2005r. zawarto umowę nr 25/05 pomiędzy Wójtem Gminy Bojszowy a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo – Mostowych Pszczyna. Umowa wpisana została do rejestru umów pod pozycją 27.

IV Przetarg pn. Budowa Hali Sportowej w Bojszowach przy ul. Gościnnej.

1. W dniu 24.02.2005r. wystosowano pismo do Wójta Gminy o akceptację procedury przetargowej. Podano tryb udzielenia zamówienia, określono przedmiot zamówienia. W dniu 28.02.2005r. wystosowano do Wójta Gminy Bojszowy pismo w sprawie powołania komisji przetargowej. W piśmie tym podano również wartość szacunkową przedmiotu zamówienia.
2. Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 0152/64/2005 z dnia 01 marca 2005r. powołano Komisję Przetargową do przeprowadzenia w/w postępowania.
3. W dniu 08.03.2005r. wysłano do Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszenie o zamówieniu, które wydrukowano w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 49 z dnia 11.03.2005r. pod poz. 10879. Ogłoszenie to zostało anulowane przez Zamawiającego.
4. W dniu 11.03.2005r. wysłano do Urzędu Zamówień Publicznych treść ogłoszenia, które skierowane zostało do druku w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 52 z dnia 16.03.2005 pod pozycją 11588.

Ogłoszenie zamieszczono również na tablicy ogłoszeń UG Bojszowy. Brak potwierdzenia że ogłoszenie zamieszczono na stronie internetowej Urzędu ( art. 40 ust. 1 PZP ).

Uwagę strony kontrolującej zwrócił fakt, iż Wykonawca składający ofertę nr 2 złożył oświadczenie o zapoznaniu się i zaakceptowaniu dokumentacji i warunków uczestnictwa w przetargu określone w ogłoszeniu, które zostało anulowane przez Zamawiającego.

5. Kwotę wadium określono w wysokości 50.000,00 zł.
6. Kryterium wyboru oferty – najniższa cena.
7. W dniu 28.04.2005r. wpłynęło do Urzędu Gminy zapytanie dot. dokumentacji przetargowej ( pismo 471/BG/04/05 ). W dniu 29.04.2005r. przygotowano odpowiedź na wystosowane zapytania ( pismo UG-RA:2220/3/2005 ), które przesłano faksem tym wykonawcom, którzy pobrali SIWZ. Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy prawo zamówień publicznych oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, oraz informacje przekazane za pomocą teleksu, telefaksu lub drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie. W kontrolowanej dokumentacji widnieje pisemne potwierdzenie odbioru odpowiedzi na zapytania trzech spośród dziewięciu firm pobierających specyfikację.
8. Wpłynęły dwie oferty. Wybrano ofertę firmy P.U.T. „RABA II” Sp. z o.o. z  Jaworzna
9. W dniu 01.06.2005r. zawarto umowę nr 33/05 pomiędzy Gminą Bojszowy a P.U.T. „RABA”. Wpisano do rejestru umów pod poz. 36.
10. Z przeprowadzonego postępowania sporządzono protokół, zgodnie z drukiem         ZP-1/PN
11. Brak spisu spraw. Pisma posiadają niewłaściwe symbole klasyfikacyjne. Jest to niezgodne z przepisami instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych  ( Dz. U. z 1999r. Nr 112  poz. 1319 ).

V.  Przetarg pn. „Zakup komputera, drukarki, monitora i UPS”

1. W dniu 20.07.2005r. pismem OR 3412/1/2005 skierowano do Wójta Gminy Bojszowy wniosek o zgodę na przeprowadzenie przetargu. Określono przedmiot zamówienia,  wartość szacunkową, źródła finansowania. Wniosek zawiera akceptację Skarbnika oraz propozycje osoby prowadzącej przetarg.
2. W dniu 21. 07. 2005r. Wójt Gminy zatwierdził treść ogłoszenia i SIWZ.
3. Ogłoszenie zamieszczono na tablicy ogłoszeń UG Bojszowy oraz na stronie internetowej.
4. Kwotę wadium określono w wysokości 240,00 zł.
5. Kryterium wyboru oferty – 100% cena brutto.
6. Nie złożono żadnej oferty.
7. Z przeprowadzonego postępowania sporządzono protokół, zgodnie z drukiem           ZP -2/PN.
8. W związku z tym, że nie złożono ofert a została zawarta umowa z PUP na wyposażenie stanowiska pracy dla zatrudnionego bezrobotnego, wystąpiono do Wójta o akceptację zakupu sprzętu komputerowego w trybie zamówienia z wolnej ręki.

Umowa Nr ZIR-AG-630-1-40/05 refundacji z Funduszu Pracy pracodawcy kosztów wyposażenia i doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego.

9. W dokumentacji przetargowej zamieszczono ofertę firmy Tech – Com S.C. z dnia 08.08.2005r. na zakup zestawu sprzętu komputerowego. Firma złożyła oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
10. W dniu 23.08.2005r. pismem OR 3412/1/2005 zwrócono się do Wójta Gminy o akceptację oferty firmy Tech – Com S.C.
11. W dniu 24.08.2005r. zawarto umowę nr 54A/2005 – wpisano do rejestru umów pod poz. 59.
12. Z prowadzonego postępowania sporządzono pisemny protokół  - zgodnie z art. 96 ust. 1 ustawy prawo zamówień publicznych oraz par. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ( Dz. U. z 2001r. Nr 71 poz. 646 ). Protokół sporządzono prawidłowo.

Na tym czynności kontrolne zakończono.

Informacje końcowe:

Stosownie do par. 5 pkt. 3 Regulaminu kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy Bojszowy kontrolowany ma prawo w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu złożyć na piśmie wyjaśnienia bądź zgłosić zastrzeżenia do treści protokołu.

Niniejszy protokół zawiera 10 ( dziesięć ) stron kolejno numerowanych i parafowanych przez inspektora ds. kontroli wewnętrznej.

Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.

Załączniki do Protokołu:

Załącznik nr 1. – Wezwanie do uzupełnienia dokumentacji wystosowane do kierownika Referatu Ochrony Środowiska, Działalności Gospodarczej, Promocji i Rozwoju Urzędu Gminy Bojszowy  wraz z odpowiedzią.

Bojszowy, dnia 04.01.2006r.

         Kontrolujący:     

............................................  

…………………………….                                                            

PROTOKÓŁ

Kontroli wewnętrznej problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Bojszowy przez inspektora ds. kontroli wewnętrznej obejmującej zakresem