ZARZĄDZENIE NR 0152/13/2003

Wójta Gminy Bojszowy

z dnia 14.02.203r.

w sprawie: powołania komisji do dokonania przeglądu dokumentów zawierających informacje niejawne - w celu wybrakowania kwalifikujących się do zniszczenia oraz aktualizacji klauzuli tajności

Na podstawie postanowień zawartych w art. 21 ust. 1 i w art. 86 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11 poz. 95) oraz w art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38 poz. 173)

Zarządzam co następuje:

§ 1

§ 2

Komisja w składzie wymienionym w § 1 - dokona przeglądu dokumentów oznaczonych klauzulą “tajne” i “poufne”, znajdujących się w kancelarii tajnej Urzędu i w archiwum zakładowym (w odniesieniu do dokumentów poufnych) - ­zarówno otrzymanych, jak też i wykonanych w Urzędzie i w efekcie tego przeglądu ustali:

              I.      Które dokumenty tajne i poufne - z wytworzonych do dnia 10 maja 1994 r. kwalifikują się do:

1)      zniszczenia - wobec upływu wymaganego okresu przechowywania i z pominięciem dokonywania zmian klauzuli;

2)      dokonania zmiany klauzuli “tajne” i “poufne” - na klauzulę niższą, odpowiadającą obowiązującym w Urzędzie - wykazom - dwóch rodzajów informacji stanowiących tajemnicę – z jednoczesnym ich wyłączeniem ze zniszczenia, jeżeli wymagany okres przechowywania tych dokumen­tów jeszcze nie upłyną. ­

            II.      Które dokumenty tajne poufne - z wytworzonych w Urzędzie od dnia 10 maj 1990r. kwalifikują się do:

1)      zniszczenia - wobec upływu wymaganego okresu przechowywania i bez potrzeby dokonywania zmiany klauzuli

2)      dokonania zmiany klauzuli “tajne” i “poufne” - na klauzulę niższą i zgodną z wykazem rodzajów informacji niejawnych obowiązującym w Urzędzie - z jednoczesnym wyłączeniem tych dokumen­tów ze zniszczenia, ­

3)      zachowania posiadanej klauzuli. ­

         III.      Które dokumenty tajne i poufne – z otrzymanych przez Urząd do dnia 10 maja 1990 r.  kwalifikują się do :

1)      zniszczenia - wobec upływu wymaganego okresu przechowywania,

2)      zachowania posiadanej klauzuli - wobec braku informacji od wy­konawcy tych dokumentów o zmianie klauzuli.

§ 3

Komisja jak w § 1 - realizując zadania wynikające z postanowień zawartych w § 2 - pkt. I. 1, pkt. II. 1 oraz pkt. III. l - sporządzi “spis dokumentów tajnych i poufnych zakwalifikowanych do zniszczenia”

Spis (wykonany w czterech egzemplarzach) powinien zawierać:

ü      numer dokumentu i numer ewidencyjny, pod którym dany dokument był zarejestrowany oraz czego dotyczył, ­

ü      określenie daty tego dokumentu,

ü      określenie kategorii archiwalnej wymaganej dla danego dokumentu,

ü      ilość kart / arkuszy / danego dokumentu.

§ 4 ­

Komisja jak w § 1 sporządzi protokół - obejmujący dokumenty tajne i po­ufne - określone w §, 2 pkt. I. 2 i pkt. II. 2 - wyłączone z brakowania, wobec których zasadne jest dokonanie zmiany klauzuli tajności.

Protokół powinien uwzględniać:

ü      numer dokumentu i jego numer ewidencyjny,

ü      dotychczasową klauzulę,

ü      klauzulę proponowaną,

ü      podstawę prawną zmiany klauzuli.

§ 5

Dokumenty, w odniesieniu do których zmieniono klauzulę tajności a więc te, które stały się dokumentami jawnymi, ale nie kwalifikującymi się do brakowania / zniszczenia / należy:

-         skompletować w jednej teczce akt /przy większej ilości dokumentów ­- ilość teczek maże być większa/,

-         przekazać do archiwum zakładowego.

Nowe teczki. akt w wymagany sposób opisać i zarejestrować w “Rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych”.

Dokonać stosownych adnotacji - odnośnie zmiany teczki akt i numerów kart - w kolumnie nr 3 “Dziennika korespondencyjnego” - w odniesieniu do dokumentów, które wyłączono ze zniszczenia.

§ 6

Do archiwum zakładowego podlegają przekazaniu dokumenty poufne w odniesieniu do których upłynął 5-cio letni okres ochrony określony w art. 25 ust. 3 ustawy o ochronie informacji niejawnych.

§ 7

Dokumenty, w odniesieniu do których klauzula nie została zmieniona, ani też zniesiona - zgromadzić w teczkach akt, które mogą obejmować dokumenty za okresy dłuższe, a więc wieloletnie. Teczki te należy opisać i zarejestrować jak w § 5.

§ 8

Dokumenty tajne i poufne - wobec których wymagany okres ochrony jeszcze nie upłynął podlegają przechowywaniu i zabezpieczaniu w kancelarii tajnej.

§ 9

Komisję zobowiązuje się do opracowania protokołu z realizacji zadań związanych z przeglądem, zmianą klauzula oraz zakwalifikowaniem dokumentów do brakowania /zniszczenia / - z podkreśleniem zasadności proponowanych rozwiązań.

­§ 10

Przewodniczącego Komisji zobowiązuje się do opracowania wniosku do Archiwum Państwowego celem uzyskania zezwolenia na wybrakowanie akt zakwalifikowanych do zniszczenia.

Do wniosku należy dołączyć:

1)      3 egz. spisu - jak w § 3,

2)      1 egz. protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej – PuA-34,

3)      1 egz. protokołu - jak w § 9. ­

§ 11

Po uzyskaniu zezwolenia z Archiwum Państwowego należy:

-         doprowadzić do dokonania zapisów w dziennikach i rejestrach stwier­dzających fakt zniszczenia danego dokumentu;

-         uzyskać akceptację dotyczącą zniszczenia i przekwalifikowania dokumen­tów,

-         dokonać fizycznego zniszczenia dokumentów,

-         sporządzić protokół stwierdzający fakt zniszczenia dokumentów.

§ 12

Dokumentację dotyczące przeglądu, przekwalifikowania i brakowania doku­mentów, łącznie z zezwoleniem Archiwum Państwowego celem fizycznego zniszczenia dokumentów przechowywać w kancelarii tajnej w wydzielonej teczce akt.

§ 13

Przeglądu i kwalifikacji dokumentów w Urzędzie Gminy Bojszowy oraz pozostałych jednostkach organizacyjnych dokonać należy w terminie do dnia 07.03.2003r.

§ 14

Nadzór nad realizacją postanowień zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi Ochrony Informacji Niejawnych Urzędu Gminy Bojszowy.

§ 15

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.