ZARZĄDZENIE NR 0152/46 /2004

Wójta Gminy Bojszowy

z dnia 9 lipca 2004r.

w sprawie: powołania Komisji Przetargowej.

Na podstawie  art. 19 ust. 1, art. 20 i art.21 ustawy prawo zamówień publicznych( Dz.U. Nr 19 poz.177 z 2004r.)

WÓJT GMINY BOJSZOWY

z a r z ą d z a

1.      Powołać Komisję Przetargową do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na termorenowację Gminnej Szkoły Podstawowej w Świerczyńcu

w składzie:

-         Przewodniczący – Józef Drab

-         Sekretarz – Bronisław Jasiński

-         Członek – Janina Stachoń

2.      Regulamin Komisji Przetargowej stanowi załącznik do niniejszego Zarządzenia.

3.      Odpowiedzialny za wykonanie Zarządzenia – Kierownik Referatu Architektury.

4.      Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

z dnia 9 lipca 2004r.

REGULAMIN

KOMISJI PRZETARGOWEJ

§ 1

1.    Skład Komisji Przetargowej ustalany jest Zarządzeniem Wójta Gminy.

2.    Komisja Przetargowa przygotowuje dokumentacje przetargową i przedstawia do zatwierdzenia Wójtowi Gminy: W szczególności akceptacji wymaga:

§         wybór trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,

§         treść i miejsce ogłoszenia o przetargu wymagane dla wybranego trybu udzielenia zamówienia,

§         projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia z opisem kryteriów i sposobu dokonywania ocen, spełnienia warunków wymaganych od dostawców i wykonawców,

            Wójt Gminy parafuje specyfikację istotnych warunków zamówienia i podpisuje treść ogłoszenia, co formalnie uruchamia procedurę przetargową.

3. Przewodniczący Komisji Przetargowej jest zobowiązany do przechowywania wszelkiej dokumentacji dotyczącej zamówienia publicznego wraz z oryginałem protokołu w sposób zapewniający zabezpieczenie wymagane w/w ustawą przez okres 3 lat.

§ 2

Do obowiązków Komisji Przetargowej należy:

§         dokładne zapoznanie z przedmiotem pracy Komisji,

§         zaznajomienie się z procedurą udzielania zamówień publicznych,

§         zgłoszenie do protokołu zastrzeżeń, uwag i spostrzeżeń związanych z udzielonym, zamówieniem,

§         informowanie przewodniczącego o przyczynach formalnych powodujących wyłączenia z prac komisji niezwłocznie po zapoznaniu się z treścią złożonych ofert lub oświadczeń złożonych przez oferentów,

§         zachowanie tajemnicy informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównywania treści złożonych ofert,

§         złożenie oświadczeń wymaganych ustawą o zamówieniach publicznych,

§         udzielanie oferentom informacji w trakcie postępowania o zamówienie publiczne.

§         analiza i ocena ofert pod kątem dopuszczenia do przetargu,

§         wzywanie oferentów do udzielania wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, oraz oświadczeń wymaganych ustawą o zamówieniach publicznych,

§         wnioskowanie do Wójta Gminy o odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych ustawą,

§         przeprowadzenie wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie dokonanej oceny w oparciu o zatwierdzoną specyfikację a w przypadku równowagi punktowej o wyborze decyduje głosowanie komisji,

§         formułowanie wniosków końcowych, sporządzanie pisemnego uzasadnienia ostatecznej decyzji podjętej przez Komisję w formie protokołu i przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występowanie o unieważnienie przetargu,

§         przyjmowanie do wiadomości ostatecznej decyzji w sprawie wyboru oferty przez odczytanie zatwierdzonego przez Wójta Gminy protokółu przetargowego,

§         przyjmowanie i analizowanie wnoszonych protestów oraz przygotowanie odpowiedzi na protesty.

§ 3

Przewodniczący Komisji:

§         kieruje pracami Komisji,

§         otwiera i prowadzi posiedzenia,

§         zarządza przerwy,

§         zawiesza postępowanie,

§         udziela głosu, upoważnia do zadawania pytań,

§         organizuje prace Komisji,

§         wnioskuje do Wójta o powołanie ekspertów,

§         ustala brzmienia zapisów do protokołu,

§         przechowuje dokumenty przetargowe,

§         zapewnia zgodność prowadzonej przez Komisje oceny ofert z obowiązującymi procedurami,

§         zapewnia bezstronność i jawność postępowania,

§         odnotowuje obecność członków na posiedzeniach,

§         podpisuje końcowy raport z przetargów wraz z załącznikami.

§ 4

Sekretarz Komisji:

§         zwołuje posiedzenia Komisji,

§         przygotowuje odpowiednie druki zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych,

§         zbiera wymagane ustawą oświadczenia członków komisji i oferentów,

§         sporządza protokół z przetargu i zawiadamia oferentów o wyniku przetargu,

§         kompletuje dokumentacje przetargową będąca przedmiotem pracy komisji,

§         wzywa wybranego oferenta do zawarcia umowy,

§         zapewnia ogłoszenie przetargu i jego wyników zgodnie z wymaganiami ustawy o zamówieniach publicznych,

§         przekazuje do Ministerstwa Administracji protokół i wybraną ofertę,

§         podpisuje końcowy raport z przetargu wraz z załącznikami.

§ 5

1.    Zasady pracy Komisji Przetargowej.

Uczestnictwo członków Komisji Przetargowej w każdym zebraniu jest obowiązkowe. Każda nieobecność musi zostać odnotowana i wyjaśniona w Raporcie z Przetargu. Nazwiska i tytuły członków muszą zostać wyszczególnione w Raporcie z Przetargu. Wszyscy głosujący członkowie Komisji mają takie samo prawo głosu.

Każdy członek Komisji Przetargowej oraz obserwator musi podpisać Deklarację Bezstronności i Poufności (wg załączonego wzoru nr 1). Każdy członek Komisji, który utrzymuje lub utrzymywał jakiekolwiek kontakty z którymkolwiek z uczestników przetargu, musi złożyć odpowiednie zawiadomienie i bezzwłocznie wycofać się z procedury oceny. Zostanie on całkowicie wyłączony z dalszego uczestnictwa w pracach Komisji.

W przypadku rezygnacji któregokolwiek z członków Komisji, Strona Zamawiająca zobowiązana jest do wyznaczenia nowej osoby (zgodnie z obowiązującą procedurą nominowania członków Komisji) oraz ponownego rozpoczęcia całego procesu oceny ofert.

Całość oceny dokonanej przez członka, który wycofał się na dowolnym etapie oceny (bez względu na przyczyny) musi zostać pominięta.

Podjęcie przez któregokolwiek z uczestników przetargu jakiejkolwiek próby wpłynięcia na proces oceny (m.in. poprzez próbę nawiązania kontaktu z członkami Komisji Przetargowej) prowadzi do unieważnienia oferty.

Począwszy od sesji otwarcia ofert Komisja pracuje w odosobnieniu z zachowaniem ścisłej poufności;

Dokumenty przetargowe nie powinny opuszczać pomieszczenia/budynku, w których odbywają się posiedzenia Komisji, a gdy nie są wykorzystywane, powinny być one przechowywane w bezpiecznym miejscu.

Korespondencja z uczestnikami przetargu, żądającymi dodatkowych wyjaśnień, musi być prowadzona w formie pisemnej (np. faks, oficjalne pismo) i wymaga podpisu zarówno Przewodniczącego, jak i Sekretarza Komisji Przetargowej. Kopie powyższych dokumentów muszą zostać załączone do Raportu z Przetargu.

W przypadku wystąpienia braków formalnych w którejkolwiek z ofert, Komisja Przetargowa może podjąć decyzję, czy będzie ona przedmiotem dalszej oceny, czy też zostanie ona unieważniona. Decyzja Komisji musi zostać odnotowana w Raporcie z Przetargu.

2.    Etapy procedury przetargowej

Procedura oceny ofert winna być przeprowadzona w możliwie jak najkrótszym czasie.

Uczestnik przetargu musi zostać poinformowany o wyborze jego oferty w czasie, gdy jest on nią związany

Nadchodzące oferty muszą być rejestrowane. W przypadku osobistego przekazywania oferty przez uczestnika przetargu wydawane jest potwierdzenie jej otrzymania.

Do chwili sesji otwarcia ofert, oferty muszą być przechowywane pod kluczem w bezpiecznym miejscu. Oferty powinny być numerowane według kolejności ich odbioru.

Celem sesji otwarcia ofert jest sprawdzenie czy wszystkie oferty są kompletne, czy została złożona wymagana gwarancja przetargowa, czy dokumenty zostały należycie podpisane oraz czy oferty są zasadniczo w porządku.

Sesja otwarcia ma charakter publiczny. Komisja Przetargowa otwiera oferty w miejscu i w czasie podanym w dokumentacji przetargowej.

W trakcie Sesji Otwarcia Ofert dokonywane są następujące czynności:

·        odczytanie nazw uczestników przetargu,

·        podanie cen zaproponowanych w ofertach,

·        przedłożenie wymaganej gwarancji przetargowej,

sprawdzenie innych formalności, jakie Strona Zamawiająca uzna za niezbędne.

W sesji otwarcia ofert mogą uczestniczyć przedstawiciele uczestników przetargu. Z przebiegu spotkania sporządzone zostanie sprawozdanie, które na żądanie może być udostępniane uczestnikom przetargu (wg załączonego wzoru nr 2)

Szczegółowe formalności, jakich dopełnia Przewodniczący przy pomocy Sekretarza określa lista kontrolna otwarcia ofert (wg załączonego wzoru nr 3).

Przewodniczący Komisji Przetargowej z pomocą Sekretarza wykonuje następujące czynności:

·      zbadanie stanu koperty zewnętrznej przed jej otwarciem, odczytanie nazwy oferenta. Tylko te oferty, które dostarczone zostały przed upływem terminu określonego w dokumentacji przetargowej, będą przedmiotem dalszej oceny;

·      parafowanie pierwszej strony każdego egzemplarza oferty oraz wszystkich stron oferty finansowej.

Komisja Przetargowa musi zdecydować, które oferty spełniają na tym etapie wszystkie wymogi formalne. Zestawienie zbiorcze wszystkich otrzymanych ofert stanowić będzie załącznik do Raportu z Sesji Otwarcia Ofert (wg załączonego wzoru nr 4). Oferty uznane za nie spełniające któregoś z wymogów formalnych muszą zostać odrzucone. Raport z Sesji Otwarcia Ofert zostanie sporządzony w języku polskim. Oferty, które nie zostały zakwalifikowane do dalszej oceny muszą być przechowywane przez Stronę Zamawiającą łącznie z innymi ofertami. Wszelkie gwarancje bankowe muszą zostać zwrócone na żądanie uczestników przetargu.

Raport z Sesji Otwarcia Ofert, zawierający zestawienie zbiorcze otrzymanych ofert, musi zostać podpisany przez Przewodniczącego, Sekretarza oraz wszystkich głosujących członków Komisji. Raport na żądanie może być udostępniany uczestnikom przetargu.

Raport z Sesji Otwarcia Ofert musi uwzględniać następujące elementy:

­         datę, godzinę oraz miejsce posiedzenia Komisji,

­         listę osób uczestniczących w posiedzeniu,

­         wykaz uczestników przetargu, którzy nadesłali swoje oferty w wymaganym terminie,

­         czy egzemplarze oryginalne zawierają wymagane podpisy, oraz czy oferty techniczne przygotowane zostały w wymaganej ilości kopii,

­         wykaz firm, których oferty nie spełniły pierwszej części wymagań formalnych (tj. na sesji otwarcia); wykaz wymagań, jakich nie spełniły,

­         wykaz firm, które wycofały się z przetargu.

­         zestawienie cen ofert, które zostały zakwalifikowane do dalszej oceny;

deklaracje dostarczone przez uczestników przetargu.

W trakcie oceny technicznej ofert Komisja analizuje aspekty handlowe poszczególnych ofert oraz, gdy jest to konieczne, element szkoleniowy, w celu określenia czy spełniają one wymagania przedstawione w dokumentacji przetargowej. Rezultaty zapisywane są w arkuszu oceny, przy odpowiedzi TAK/NIE w odniesieniu do wszystkich elementów dokumentacji przetargowej. Przy ocenie technicznej ofert na realizację robót nie stosuje się żadnej punktacji. Jeżeli oferta jest podzielona na partie, ocenę przeprowadza się dla każdej partii.

Przed przystąpieniem do szczegółowej oceny ofert Strona Zamawiająca sprawdza zgodność ofert ze wszystkimi istotnymi wymaganiami zawartymi w dokumentacji przetargowej.

Oferta jest uznawana za zgodną jeżeli spełnia wszystkie warunki i specyfikacje określone w dokumentacji przetargowej i nie zawiera znacznych rozbieżności czy ograniczeń związanych z wykonaniem robót. Za znaczne rozbieżności bądź ograniczenia uważa się takie, które wywierają wpływ na zakres lub jakość wykonania umowy, różnią się szeroko od warunków przedstawionych w dokumentacji przetargowej, ograniczają prawa Strony Zamawiającej lub obowiązki uczestnika przetargu, albo też zakłócają warunki konkurencji dla tych uczestników przetargu, których oferty spełniają wymagania.

Oferty niezgodne z wymogami dokumentacji przetargowej muszą zostać odrzucone przez Stronę Zamawiającą, przy czym nie mogą być one na późniejszym etapie skorygowane do stanu zgodności ani też nie mogą zostać później usunięte rozbieżności czy ograniczenia.

Każda oferta techniczna zostaje przeanalizowana pod względem zgodności z wymaganiami dokumentacji przetargowej, a w szczególności sprawdzeniu podlega:

·      kompletność dokumentacji,

·      użycie języka wymaganego w dokumentacji przetargowej,

·      format złożenia oferty oraz czy załączone deklaracje zostały podpisane przez uczestnika przetargu (w przypadku konsorcjum wymagany jest podpis przedstawiciela firmy wiodącej oraz wszystkich członków konsorcjum),

·      w odniesieniu do konsorcjum: potwierdzenie istnienia powiązań z innymi firmami ze wskazaniem firmy wiodącej, podpisane przez wszystkich członków konsorcjum,

·      w odniesieniu do podwykonawstwa (o ile dokumentacja przetargowa zezwala na podwykonawstwo): oświadczenie uczestnika przetargu o zakresie przewidywanego podwykonawstwa, które nie może przekroczyć wartości określonej w dokumentacji przetargowej, oraz wskazanie podwykonawcy.

W porozumieniu z innymi członkami Komisji, Przewodniczący może się zgodzić na pisemne poinformowanie uczestników przetargu o dostarczeniu dodatkowych wyjaśnień faksem, w ciągu 48 godzin.

Przewodniczący musi upewnić się, że żaden z członków Komisji Przetargowej nie jest w konflikcie interesów z którymkolwiek z uczestników Przetargu (tj. składających ofertę, członków konsorcjum, czy też zidentyfikowanych podwykonawców). Członek Komisji lub obserwator, który utrzymuje lub utrzymywał jakiekolwiek kontakty z którymkolwiek z uczestników przetargu, musi złożyć odpowiednie zawiadomienie i niezwłocznie wycofać się z dalszego uczestnictwa w pracach Komisji. Zostanie on całkowicie wyłączony z dalszego procesu oceny ofert.

W przypadku rezygnacji któregokolwiek z członków Komisji, Strona Zamawiająca zobowiązana jest do wyznaczenia nowej osoby (zgodnie z obowiązującą procedurą nominowania członków Komisji) oraz ponownego rozpoczęcia całego procesu oceny ofert.

Arkusze zgodności z wymogami formalnymi wypełnione przez wszystkich głosujących członków Komisji (wg załączonego wzoru nr 5) stanowią załącznik do Raportu z Przetargu (wg załączonego wzoru nr 6).

Szczegółowa ocena ofert następuje po sprawdzeniu, czy oferty spełniają formalne wymagania postawione podczas ich składania. W trakcie oceny stosowane są kryteria oraz arkusz selekcji zamieszczony w dokumentacji przetargowej. W żadnych okolicznościach Komisja ani jej członkowie nie mogą zmienić arkusza ocen przedstawionego w dokumentacji przetargowej.

Celem tej oceny jest ustalenie czy konkurujące oferty spełniają bądź nie, minimalne wymagania techniczne oraz kryteria selekcji ofert.

Arkusze technicznej zgodności wypełnione przez wszystkich głosujących członków Komisji (wg załączonego wzoru nr 7) stanowią załącznik do Raportu z Przetargu.

Po dokonaniu oceny ofert, Komisja Przetargowa orzeka o zgodności technicznej każdej oferty, kwalifikując je jako technicznie zgodne lub niezgodne. Jeżeli uczestnik przetargu składając ofertę spełniającą wymogi techniczne i oferującą najniższą cenę przekazał również rozwiązanie wariantowe, oferty wariantowe powinny być również poddane ocenie.

Oferta musi zostać wyrażona w PLN.

Oferty sporządzone w walucie innej niż PLN nie będą akceptowane i zostaną odrzucone.

Po zakończeniu oceny technicznej Komisja Przetargowa sprawdza, czy oferty technicznie zgodne nie zawierają błędów arytmetycznych. Jakiekolwiek błędy arytmetyczne są korygowane bez uszczerbku dla oferenta oraz konieczności jego powiadamiania.

Jeżeli jedna z ofert proponuje podejrzanie niską cenę w porównaniu do obowiązujących cen rynkowych dla podobnych robót, Przewodniczący Komisji Przetargowej musi zwrócić się do uczestnika przetargu na piśmie o szczegółowe wyjaśnienie powodów tak niskiej zaproponowanej ceny. Wobec nie satysfakcjonujących wyjaśnień taka oferta może zostać odrzucona, chyba, że niska cena może być obiektywnie uzasadniona:

­         ekonomiczną metodą produkcji;

­         zaproponowanym rozwiązaniem technicznym;

­         wyjątkowo korzystnymi warunkami dostępnymi dla uczestnika przetargu.

Powyżej opisana sytuacja może stanowić czyn nieuczciwej konkurencji poprzez próby eliminacji innych uczestników przetargu w drodze zaniżania cen towarów lub usług poniżej kosztów ich wytworzenia, świadczenia lub odsprzedaży.

Uzasadnienie akceptacji lub odrzucenie takiej oferty musi zostać odnotowane w Raporcie z Przetargu, natomiast Strona Zamawiająca musi o tej decyzji powiadomić ARiMR.

W wyniku swojej oceny, Komisja Przetargowa może przedstawić następujące zalecenia:

·   zawarcia umowy z uczestnikiem przetargu, który przedstawił ofertę:

­       która spełnia wymogi formalne i zdolności do uczestnictwa;

­       której budżet mieści się w ramach dostępnego budżetu projektu;

­       która spełnia minimum wymogów technicznych określonych w dokumentacji przetargowej, oraz

­       która jest najtańszą ofertą (spełniającą jednocześnie wszystkie wymienione powyżej warunki).

·   w wyjątkowych okolicznościach unieważnienia przetargu, gdy:

­       żadna z ofert nie spełnia kryteriów zawarcia umowy;

wszystkie otrzymane oferty przekraczają kwotę maksymalną przewidzianą dla projektu.

Cała procedura (oceny technicznej i finansowej) zostaje opisana w Raporcie z Przetargu, który podpisują: Przewodniczący, Sekretarz oraz wszyscy głosujący członkowie Komisji Przetargowej.

Cała procedura oceny, włącznie z powiadomieniem zwycięskiego uczestnika przetargu, musi zostać zakończona w terminie ważności oferty.

Całą procedura przetargowa jest poufna od końca sesji otwarcia, aż do podpisania umowy przez obie strony. Decyzje podejmowane przez Komisję Przetargową są wspólne i wszystkie jej rozważania muszą pozostać tajne. Członkowie Komisji oraz ewentualni obserwatorzy są zobowiązani do zachowania tajemnicy.

Raport z Przetargu jest przeznaczony tylko dla użytku służbowego i nie może być wyjawiony ani uczestnikom przetargu ani żadnej innej stronie.

Strona Zamawiająca może podjąć decyzję o unieważnieniu przetargu na każdym etapie całej procedury przetargowej, w szczególności jednak w okolicznościach takich jak:

·          Procedura przetargowa nie została przeprowadzona, bowiem żadna z nadesłanych ofert nie spełniła wymagań jakościowych lub finansowych, bądź nie napłynęła ani jedna oferta;

·          Nadesłane oferty zawierają poważne nieprawidłowości formalne i merytoryczne;

·          Zaistnienie wyjątkowych okoliczności lub „siły wyższej” uniemożliwiło prawidłowe wykonanie projektu;

·          Oferty, które spełniają wymagania techniczne przekraczają maksymalną kwotę przyznaną dla projektu;

·          Zaistniały nieprawidłowości w trakcie realizacji przetargu, które naruszyły warunki uczciwej konkurencji.

O unieważnieniu przetargu Strona Zamawiająca musi poinformować wszystkich uczestników przetargu. Uczestnicy przetargu nie są uprawnieni do otrzymania odszkodowania.

W przypadku unieważnienia przetargu przed terminem otwarcia ofert muszą one zostać odesłane uczestnikom przetargu.

3.    Przygotowanie i zawarcie umowy

Wzór umowy stanowi załącznik do specyfikacji przygotowanej przez zamawiającego. Niektóre Załączniki dokumentacji przetargowej oraz oferta staną się integralną częścią Umowy. Uzupełnienia wymagają jedynie Warunki Szczegółowe

Przed upływem terminu ważności oferty Strona Zamawiająca informuje zwycięzcę przetargu (wg załączonego wzoru nr 8) oraz zwraca uwagę na ewentualne błędy rachunkowe, które poprawione zostały w trakcie oceny ofert.

Powiadomienie zwycięzcy przetargu o wygraniu przetargu powoduje automatyczne przedłużenie ważności jego oferty o kolejne 60 dni.